二、認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)管理舉措
（一）設(shè)置檔案管理人員，配好檔案專室專柜。各社區(qū)要指定專人負(fù)責(zé)管理本社區(qū)各類檔案，有條件的社區(qū)可以設(shè)立綜合檔案室。社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。
（二）明確管理人員職責(zé)，科學(xué)保管檔案資料。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案及其保管狀況進(jìn)行全面檢查，并形成安全檢查記錄，如有破損、霉變、蟲(chóng)蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。對(duì)聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。
（三）健全檔案借閱制度，合理規(guī)范使用檔案。社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。各社區(qū)要建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、銷毀等情況，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)；要健全檔案借閱制度，檔案管理人員對(duì)借出檔案嚴(yán)格作好登記，對(duì)歸還檔案認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)有短缺、涂改、污損情況，要及時(shí)報(bào)告并追查。社區(qū)檔案應(yīng)當(dāng)依法保持齊全完整，不得隨意將社區(qū)檔案拆散、重新組合。若涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理。
（四）對(duì)照檔案整理要求，分門別類做好收集歸檔。
1. 檔案分類。檔案按不同門類、不同載體可分為文書(shū)檔案、實(shí)物檔案、基建檔案和聲像檔案等。具體的歸檔范圍和保管期限參照附件1。
2. 檔案收集。凡是在工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的，或關(guān)系群眾切身利益的各種文件材料，都應(yīng)歸檔保存。
（1）社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、舊村改造形成的文字圖表等材料；
（2）日常管理中形成的會(huì)議記錄、決定及村民、居民（代表）大會(huì)形成的文字材料；
（3）本社區(qū)在土地管理、居民建房等工作中形成的文字材料；
（4）在開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的各類合同、協(xié)議、承包書(shū)；
（5）關(guān)于工業(yè)、農(nóng)業(yè)、黨組織等各條線形成的文字材料；
（6）其他涉及社區(qū)集體和居民利益的各類材料。
3. 歸檔時(shí)間。
（1）文書(shū)材料于次年6月底前歸檔；
（2）科技文件材料在科技活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔，其中基建檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔；
（3）會(huì)計(jì)材料在會(huì)計(jì)年度終了后交由街道財(cái)政所歸檔，社區(qū)留存復(fù)印件材料保管歸檔；
（4）聲像材料在活動(dòng)結(jié)束或者辦理完畢后隨時(shí)歸檔；
（5）社區(qū)重大活動(dòng)及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)調(diào)研指導(dǎo)工作的相關(guān)文字和圖片資料，附事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者等要素，并在一個(gè)月內(nèi)完成歸檔；
（6）實(shí)物材料及時(shí)歸檔；
（7）電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38）的要求整理；
（8）永久保存期限的檔案應(yīng)裝訂成盒后于6月底前移交街道黨政辦存檔。
4. 整理方法和步驟。一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、分年度、分類別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號(hào)、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。
（1）收集文件。各社區(qū)專干要做好日常文件資料的收集整理保存，由檔案管理人員按照歸檔時(shí)間要求對(duì)各類文件進(jìn)行清交、聚集，確保收集齊全完整。
（2）分年度。區(qū)分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開(kāi)。一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）；跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度。
（3）分類別。根據(jù)社區(qū)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干類別。
（4）分期限。文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。
（5）修整文件。為使檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效利用，裝訂之前必須對(duì)歸檔文件材料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。具體包括：修裱破損文件、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件、去除易銹蝕的金屬物、超大紙張折疊等。
（6）裝訂。歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)，正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、復(fù)制件在后。裝訂時(shí)，左側(cè)裝訂，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)右側(cè)與下側(cè)（底邊）對(duì)齊。
（7）排列文件。根據(jù)事由或文件形成時(shí)間確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序。
（8）文件編號(hào)。將歸檔文件在全宗中的位置編號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置。內(nèi)容包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、類別名稱等。
（9）編制歸檔文件目錄。目錄內(nèi)容包括：報(bào)表的責(zé)任者（即填報(bào)單位）；題名（文件沒(méi)有題名的，可根據(jù)實(shí)際情況自擬題名）；日期；頁(yè)數(shù)。
（10）裝盒。需使用牛皮紙檔案盒將歸檔文件按照其保管期限和文件編號(hào)的順序依次裝入盒內(nèi)，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目等。
三、工作要求
（一）加強(qiáng)工作指導(dǎo)。街道黨政辦對(duì)社區(qū)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，各業(yè)務(wù)科室要對(duì)照職能職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案收集整理等工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
（二）提高重視程度。各社區(qū)要重視檔案工作，將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，健全相應(yīng)的工作制度，明確領(lǐng)導(dǎo)、健全機(jī)制、保障經(jīng)費(fèi)，確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全，促進(jìn)檔案工作與社區(qū)其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。
（三）嚴(yán)格納入考核。此項(xiàng)工作納入社區(qū)年度考核，制定社區(qū)檔案啊工作考核細(xì)則，嚴(yán)格管理考核。對(duì)檔案管理不力造成檔案有損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等情況的，要依法追究相關(guān)人員責(zé)任。
附件：1.檔案歸檔范圍和保管期限表
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黔江區(qū)人民政府城東街道辦事處
2024年7月29日
