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黔江區(qū)人民政府城東街道辦事處關(guān)于規(guī)范社區(qū)檔案工作的通知

城東辦事處發(fā)〔2024〕56號(hào)

黔江區(qū)人民政府城東街道辦事處

關(guān)于加強(qiáng)和規(guī)范社區(qū)檔案工作的通知

各社區(qū)：

為加強(qiáng)和規(guī)范社區(qū)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《重慶市檔案收集管理辦法》等法律法規(guī)的要求，現(xiàn)就加強(qiáng)我街道社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作通知如下：

一、充分認(rèn)識(shí)做好社區(qū)檔案規(guī)范化管理的重要意義

社區(qū)檔案為社區(qū)管理和決策的連續(xù)性、科學(xué)性提供參考依據(jù)，為解決矛盾糾紛、法律訴訟、權(quán)屬確認(rèn)等提供有效憑據(jù)，為研究和傳承民俗文化、歷史文脈、人文精神、鄉(xiāng)土文化等提供可靠素材，做好社區(qū)檔案管理工作，對(duì)保障集體和群眾的利益以及維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定具有更重要的意義。各社區(qū)要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)群眾負(fù)責(zé)的精神，把檔案規(guī)范化管理作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，及早謀劃，精心部署，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案規(guī)范化管理。

二、認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)管理舉措

（一）設(shè)置檔案管理人員，配好檔案專室專柜。各社區(qū)要指定專人負(fù)責(zé)管理本社區(qū)各類檔案，有條件的社區(qū)可以設(shè)立綜合檔案室。社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立專室或者專柜保管檔案，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等措施，確保檔案的完整與安全。

（二）明確管理人員職責(zé)，科學(xué)保管檔案資料。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案及其保管狀況進(jìn)行全面檢查，并形成安全檢查記錄，如有破損、霉變、蟲(chóng)蛀、褪色等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或者進(jìn)行其他技術(shù)處理。對(duì)聲像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

（三）健全檔案借閱制度，合理規(guī)范使用檔案。社區(qū)檔案由社區(qū)綜合檔案室或者檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有或者擅自銷毀。各社區(qū)要建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量、銷毀等情況，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)；要健全檔案借閱制度，檔案管理人員對(duì)借出檔案嚴(yán)格作好登記，對(duì)歸還檔案認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)有短缺、涂改、污損情況，要及時(shí)報(bào)告并追查。社區(qū)檔案應(yīng)當(dāng)依法保持齊全完整，不得隨意將社區(qū)檔案拆散、重新組合。若涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案的保管、利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理。

（四）對(duì)照檔案整理要求，分門(mén)別類做好收集歸檔。

1. 檔案分類。檔案按不同門(mén)類、不同載體可分為文書(shū)檔案、實(shí)物檔案、基建檔案和聲像檔案等。具體的歸檔范圍和保管期限參照附件1。

2. 檔案收集。凡是在工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的，或關(guān)系群眾切身利益的各種文件材料，都應(yīng)歸檔保存。

（1）社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、舊村改造形成的文字圖表等材料；

（2）日常管理中形成的會(huì)議記錄、決定及村民、居民（代表）大會(huì)形成的文字材料；

（3）本社區(qū)在土地管理、居民建房等工作中形成的文字材料；

（4）在開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的各類合同、協(xié)議、承包書(shū)；

（5）關(guān)于工業(yè)、農(nóng)業(yè)、黨組織等各條線形成的文字材料；

（6）其他涉及社區(qū)集體和居民利益的各類材料。

3. 歸檔時(shí)間。

（1）文書(shū)材料于次年6月底前歸檔；

（2）科技文件材料在科技活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔，其中基建檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)歸檔；

（3）會(huì)計(jì)材料在會(huì)計(jì)年度終了后交由街道財(cái)政所歸檔，社區(qū)留存復(fù)印件材料保管歸檔；

（4）聲像材料在活動(dòng)結(jié)束或者辦理完畢后隨時(shí)歸檔；

（5）社區(qū)重大活動(dòng)及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)調(diào)研指導(dǎo)工作的相關(guān)文字和圖片資料，附事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝者等要素，并在一個(gè)月內(nèi)完成歸檔；

（6）實(shí)物材料及時(shí)歸檔；

（7）電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38）的要求整理；

（8）永久保存期限的檔案應(yīng)裝訂成盒后于6月底前移交街道黨政辦存檔。

4. 整理方法和步驟。一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、分年度、分類別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號(hào)、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。

（1）收集文件。各社區(qū)專干要做好日常文件資料的收集整理保存，由檔案管理人員按照歸檔時(shí)間要求對(duì)各類文件進(jìn)行清交、聚集，確保收集齊全完整。

（2）分年度。區(qū)分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開(kāi)。一般文件，歸入文件制發(fā)年度（指文件最后的落款日期）；跨年度的文件，歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的年度。

（3）分類別。根據(jù)社區(qū)文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干類別。

（4）分期限。文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

（5）修整文件。為使檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效利用，裝訂之前必須對(duì)歸檔文件材料逐件進(jìn)行檢查，凡不符合要求的都要進(jìn)行修整。具體包括：修裱破損文件、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件、去除易銹蝕的金屬物、超大紙張折疊等。

（6）裝訂。歸檔文件應(yīng)以“件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)，正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、復(fù)制件在后。裝訂時(shí)，左側(cè)裝訂，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)右側(cè)與下側(cè)（底邊）對(duì)齊。

（7）排列文件。根據(jù)事由或文件形成時(shí)間確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序。

（8）文件編號(hào)。將歸檔文件在全宗中的位置編號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置。內(nèi)容包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、類別名稱等。

（9）編制歸檔文件目錄。目錄內(nèi)容包括：報(bào)表的責(zé)任者（即填報(bào)單位）；題名（文件沒(méi)有題名的，可根據(jù)實(shí)際情況自擬題名）；日期；頁(yè)數(shù)。

（10）裝盒。需使用牛皮紙檔案盒將歸檔文件按照其保管期限和文件編號(hào)的順序依次裝入盒內(nèi)，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表項(xiàng)目等。

三、工作要求

（一）加強(qiáng)工作指導(dǎo)。街道黨政辦對(duì)社區(qū)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，各業(yè)務(wù)科室要對(duì)照職能職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案收集整理等工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（二）提高重視程度。各社區(qū)要重視檔案工作，將檔案工作納入社區(qū)建設(shè)內(nèi)容，健全相應(yīng)的工作制度，明確領(lǐng)導(dǎo)、健全機(jī)制、保障經(jīng)費(fèi)，確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全，促進(jìn)檔案工作與社區(qū)其他各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

（三）嚴(yán)格納入考核。此項(xiàng)工作納入社區(qū)年度考核，制定社區(qū)檔案啊工作考核細(xì)則，嚴(yán)格管理考核。對(duì)檔案管理不力造成檔案有損毀、丟失以及出賣(mài)、涂改、偽造、泄密等情況的，要依法追究相關(guān)人員責(zé)任。

附件：1.檔案歸檔范圍和保管期限表

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黔江區(qū)人民政府城東街道辦事處

2024年7月29日

附件1

檔案歸檔范圍和保管期限表

一級(jí) 類目	二級(jí)類目	序號(hào)	歸檔范圍	保管期限
文書(shū) 材料	社區(qū)黨群管理及社區(qū)管理類	1	上級(jí)針對(duì)本社區(qū)設(shè)立、撤并、調(diào)整、更名、社區(qū)干部任免的通知、批復(fù)等文件材料	永久
		2	本社區(qū)組織簡(jiǎn)介、人員編制、印信啟用和印信作廢等文件材料	永久
		3	本社區(qū)黨組織會(huì)議、居民委員會(huì)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、記錄、討論通過(guò)的決議、規(guī)定等	永久
		4	本社區(qū)組織召開(kāi)的黨員大會(huì)、居民會(huì)議、團(tuán)組織會(huì)議、婦聯(lián)組織會(huì)議等重要會(huì)議的通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、紀(jì)要等	永久
		5	本社區(qū)組織召開(kāi)的重要會(huì)議的典型材料、交流材料、代表發(fā)言材料、簡(jiǎn)報(bào)等	30年
		6	本社區(qū)召開(kāi)的民主懇談會(huì)、居民聽(tīng)證會(huì)、民主協(xié)商、矛盾糾紛調(diào)解、民情民意反映等一般會(huì)議的通知、名單、日程、總結(jié)、紀(jì)要等	10年
		7	本社區(qū)召開(kāi)的一般會(huì)議的交流材料、代表發(fā)言材料等	10年
		8	本社區(qū)開(kāi)展居務(wù)公開(kāi)、民主評(píng)議工作過(guò)程中形成的文件材料	永久
		9	上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本社區(qū)工作時(shí)形成的文件材料
			（1）重要的	永久
			（2）一般的、本社區(qū)工作匯報(bào)材料	10年
		10	本社區(qū)居民委員會(huì)計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等方面的文件材料
			（1）年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、重要專題的調(diào)研材料	永久
			（2）年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、一般問(wèn)題的調(diào)研材料	10年
		11	本社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)工、青、婦等群團(tuán)組織、社區(qū)社會(huì)組織等各類組織的換屆選舉材料、上級(jí)批準(zhǔn)或登記備案材料	永久
		12	本社區(qū)專項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料
			（1）重要的（如各類創(chuàng)建活動(dòng)等）	30年
			（2）一般的（如精神文明教育、文化藝術(shù)、全民健身、科普教育、環(huán)保宣傳教育、愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)、健康教育等活動(dòng)）	10年
		13	上級(jí)頒發(fā)的關(guān)于居民委員會(huì)工作的文件材料
			（1）法規(guī)政策性文件	30年
			（2）規(guī)范性、一般性文件	10年
		14	本社區(qū)的請(qǐng)示和上級(jí)針對(duì)本社區(qū)各項(xiàng)工作的批復(fù)、批示
			（1）重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的	永久
			（2）一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的	30年
		15	本社區(qū)編輯、編寫(xiě)的文件材料
			（1）大事記、組織沿革等	永久
			（2）簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息等	10年
		16	關(guān)于本社區(qū)的新聞報(bào)道	10年
		17	本社區(qū)制定的各項(xiàng)規(guī)章、規(guī)范、制度、公約等	30年
		18	針對(duì)本社區(qū)人員的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料
			（1）受縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的	永久
			（2）受縣級(jí)以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的	30年
		19	本社區(qū)處理問(wèn)題、事件的懲處決定
			（1）受到警告（不含）以上處分的	永久
			（2）受到警告處分的	30年
		20	對(duì)本社區(qū)專職工作人員的選舉、聘用、福利、社會(huì)保障等文件材料	永久
		21	對(duì)本社區(qū)專職工作人員的培訓(xùn)、考核、社區(qū)志愿者登記制度等文件材料	10年
		22	本社區(qū)黨團(tuán)員名冊(cè)、組織關(guān)系介紹信及存根、本社區(qū)志愿者隊(duì)伍人員名單等	永久
		23	本社區(qū)的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料	永久
		24	本社區(qū)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議等文件材料
			（1）重要的	永久
			（2）一般的	10年
		25	本社區(qū)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車(chē)等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、購(gòu)置等文件材料	30年
		26	本社區(qū)居委會(huì)國(guó)有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接憑證等）文件材料
			（1）重要的	永久
			（2）一般的	10年
		27	本社區(qū)接待工作的計(jì)劃、方案
			（1）重要的	30年
			（2）一般的	10年
		28	本社區(qū)出國(guó)考察、友好往來(lái)等活動(dòng)中形成的文件材料	30年
		29	本社區(qū)信息、檔案、保密工作中形成的文件材料	10年
	社區(qū) 服務(wù) 類	30	本社區(qū)居民的拆遷補(bǔ)償、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、職工退休、退職等登記表、協(xié)議書(shū)、存根、審批表及其他社會(huì)保障參保、退保等文件材料	永久
		31	本社區(qū)現(xiàn)役、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)軍人、軍隊(duì)離休干部、革命傷殘軍人、烈屬、病故軍人家屬、殘疾人、特困供養(yǎng)人員、臨時(shí)救助人員等社會(huì)優(yōu)撫、社會(huì)救助相關(guān)文件材料	30年
		32	本社區(qū)居民殯葬火化初審證明、存根、登記冊(cè)	30年
		33	本社區(qū)登記失業(yè)人員情況、就業(yè)服務(wù)情況登記冊(cè)、老年卡申辦初審、最低生活保障申辦初審、享受社會(huì)救濟(jì)救助金申報(bào)初審等登記冊(cè)	10年
		34	本社區(qū)物業(yè)管理制度、管理規(guī)約	30年
		35	本社區(qū)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)設(shè)置和服務(wù)內(nèi)容、家政服務(wù)公司名單及運(yùn)營(yíng)情況等文件材料	10年
		36	本社區(qū)服務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)和報(bào)告	30年
		37	本社區(qū)各小區(qū)物業(yè)維修基金的使用和結(jié)余情況報(bào)告	永久
		38	本社區(qū)內(nèi)各小區(qū)物業(yè)公司的工作報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告	30年
		39	本社區(qū)專業(yè)社會(huì)工作者、志愿者隊(duì)伍開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)、各種服務(wù)活動(dòng)組成人員的文件材料	10年
		40	本社區(qū)內(nèi)各類社會(huì)組織的數(shù)量、人員構(gòu)成、活動(dòng)情況等文件材料	30年
		41	本社區(qū)公益慈善事業(yè)的經(jīng)費(fèi)籌集辦法、資金及使用情況的文件材料	10年
		42	本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)收益所得及其使用情況的文件材料	10年
43		本社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、承包方案以及社區(qū)公益事業(yè)的建設(shè)承包方案	永久
44		本社區(qū)居民家庭及成員基本情況登記表	30年
社區(qū) 治安類	45	本社區(qū)制定的有關(guān)治安綜合治理及安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面的規(guī)定、制度、宣傳教育等文件材料
		（1）重要的	30年
		（2）一般的	10年
	46	本社區(qū)治安防范隊(duì)伍人員名單	30年
	47	本社區(qū)各種民事調(diào)解、糾紛處理的文件材料
		（1）涉及房產(chǎn)、資產(chǎn)的	永久
		（2）影響重大的	30年
		（3）一般的	10年
	48	本社區(qū)對(duì)監(jiān)管、釋放、社區(qū)矯正、解除強(qiáng)制隔離戒毒等重點(diǎn)人群的教育、服務(wù)、管理材料	30年
科技文件材料	基本建設(shè) 類	49	本社區(qū)文化、教育、體育、青少年、老年活動(dòng)、福利事業(yè)、農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)等建設(shè)設(shè)施項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料
			（1）重要的	永久
			（2）一般的	10年
		50	本社區(qū)環(huán)境保護(hù)項(xiàng)目的審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料
			（1）重要的	永久
			（2）一般的	10年
		51	本社區(qū)所屬服務(wù)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修、擴(kuò)建等成套的文字、圖表、照片等文件材料	永久
	設(shè) 備儀器類	52	本社區(qū)公共服務(wù)設(shè)施的購(gòu)置（引進(jìn)）合同、協(xié)議以及合格證書(shū)、使用說(shuō)明、圖紙等	30年
	設(shè) 備儀器類	53	本社區(qū)居民委員會(huì)關(guān)于計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電視機(jī)、空調(diào)、汽車(chē)等辦公通用和專用設(shè)備的購(gòu)置合同、裝箱單、使用說(shuō)明書(shū)、維修及保修記錄等	10年
會(huì) 計(jì) 材料		54	本社區(qū)居民委員會(huì)的各類報(bào)表及分析報(bào)告
			（1）年度的	永久
			（2）半年的、季度的、月的	3年
		55	本社區(qū)居民委員會(huì)的各類總賬、明細(xì)賬、分類賬，現(xiàn)金出納賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬和其他輔助賬	15年
		56	本社區(qū)現(xiàn)金和銀行日記賬等賬簿	25年
		57	本社區(qū)居民委員會(huì)的各種會(huì)計(jì)憑證	15年
		58	本社區(qū)居民委員會(huì)的會(huì)計(jì)移交清冊(cè)	15年
		59	本社區(qū)居民委員會(huì)的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、檔案銷毀清冊(cè)	永久
		60	本社區(qū)居民委員會(huì)銀行余額調(diào)節(jié)表、對(duì)賬單	5年

附件2

城東街道社區(qū)檔案工作考核細(xì)則

序號(hào)	考核內(nèi)容	分值	考核標(biāo)準(zhǔn)
1	明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)經(jīng)費(fèi)保障并切實(shí)解決檔案工作實(shí)際問(wèn)題。	10	未明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的扣2分；由于支持力度不夠而導(dǎo)致不能完成檔案工作任務(wù)的扣2分。
2	配備檔案管理人員，并積極參加上級(jí)部門(mén)組織的檔案工作會(huì)議和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。	10	未配備檔案管理人員的扣1分；每缺席一次會(huì)議（培訓(xùn)）的扣1分（特殊原因除外）。
3	設(shè)立專室或?qū)９癖９軝n案，使用牛皮紙檔案盒裝盒，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等措施。	10	未設(shè)立專室或?qū)９癖９軝n案扣1分，未使用牛皮紙檔案盒扣1分，防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等措施不齊全對(duì)檔案造成損壞的扣1分。
4	歸檔材料類別齊全。	15	每少一個(gè)檔案門(mén)類扣1分；門(mén)類齊全但未按要求歸檔保存的，每少一個(gè)門(mén)類扣1分。
5	各門(mén)類歸檔材料按照歸檔范圍、保管期限、檔案年度進(jìn)行歸檔。	15	未按照歸檔范圍、保管期限、檔案年度進(jìn)行歸檔的扣2分。
6	在收集過(guò)程中，工作資料只有電子版沒(méi)有紙質(zhì)的要打印成紙質(zhì)進(jìn)行收集。	10	只有電子版而未收集歸檔的，扣1分。
7	加強(qiáng)檔案使用管理和安全管理。	15	由于管理不當(dāng)而導(dǎo)致檔案丟失的，視情至少扣2分；不應(yīng)向外泄露而外露出去造成影響的，視情至少扣2分。
8	認(rèn)真做好檔案借閱檔案登記。	15	不做借閱登記的，扣2分。